DESCRIPTION DE LA FICHE DE PRISE EN MAIN RAPIDE :
Cette fiche présente les étapes à suivre lors de la création d'une demande selon la procédure d'exception IHS (Information Hors Signature).
1. Définition
Les informations hors signatures correspondent aux trois informations qui peuvent être manquantes au moment de la saisie de la demande de certificat. A savoir :
- L'identification et la référence du moyen de transport
- Le numéro de conteneur
- Le numéro de scellé
2. Principe (cf. point 6.8.1 de l'IT Guide de certification)
L'acceptation de la mise en œuvre de la procédure reste à l'appréciation de chaque DD(ETS)PP.
Dans ce cas, la DD(ETS)PP délivre le certificat signé bien qu'il manque l'une ou l'autre de ces 3 données. L'opérateur complètera le certificat au moment de l'expédition en veillant à respecter l'uniformité de la typographie d'écriture : un certificat dactylographié devra être complété de manière dactylographiée et non pas manuelle.
Dans EXPADON 2, l'opérateur complète en ligne le(s) champ(s) « Information hors signature » (IHS). L'opérateur s'engage à fournir a posteriori une copie du certificat comportant ces données ajoutées, en enregistrant un scan du certificat complété dans Expadon2.
La DD(ETS)PP vérifiera systématiquement le retour de ces documents, et les archivera au même titre que le certificat initialement délivré, après validation : signé IHS.
En cas de non-respect de procédure complète, la facilité accordée à l'opérateur est annulée, et seuls des certificats présentés complets seront instruits et signés.
3. L'opérateur
Il dépose sa demande de certificat via la téléprocédure dans Expadon 2, en laissant le ou les champs IHS vide(s) (dont l'une ou l'autre des 3 informations exactes ne sont pas connues).
4. L'instructeur en DD(ETS)PP
Il se connecte à l'application Expadon 2 – Module certificat et recherche les demandes en attente d'instruction à partir du tableau de bord.
Après avoir instruit la demande, il peut indiquer qu'il existe des informations à ajouter ultérieurement car non connues au moment de l'instruction. Pour cela, il coche la case « Procédure dérogatoire (IHS) » et conclut l'instruction.
Selon une instruction favorable, il peut éditer le certificat en le validant et faire signer la version papier.
Puis, il confirme son choix de fin d'instruction en cliquant sur renvoyer IHS, à destination du demandeur.
5. Le signataire
Il se connecte à l'application Expadon 2 – Module certificat et recherche les demandes en attente d'instruction à partir du tableau de bord.
Après avoir étudié la demande, il peut :
- Renvoyer la demande à l'opérateur pour qu'il ajoute les IHS, si certaines informations sont disponibles
- Finaliser la demande, en laissant la possibilité à l'opérateur de renseigner les IHS après signature
Ajout des IHS
L'ajout des IHS, après signature, doit être fait dans le respect des procédures de demande de certificat sanitaire.
6. Retour à l'opérateur
L'opérateur reçoit un mail lui signifiant la démarche complémentaire à suivre.
L'opérateur se connecte à l'application Expadon 2 – Module certificat et recherche les demandes en attente d'instruction à partir de son tableau de bord.
Seul(s) le ou les champs IHS peuvent être complétés / modifiés.
Puis, l'opérateur renvoie le certificat complété pour enregistrement au service instructeur de la DD(ETS)PP en charge de sa demande.
Il joint au certificat un scan de la version complétée prenant en compte le remplissage du ou des champs laissé(s) initialement en blanc préalablement à la signature du vétérinaire officiel.
7. Validation finale par le signataire
Dans son tableau de bord, le signataire retrouve les certificats en attente d'IHS à valider.
Une fois la demande finalisée, elle apparait au statut « Signé IHS ».
